Pour les comptables : Découvrez QuickBooks Premier 2009 !

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Cette année pour la première fois en français, Intuit Canada offre la version Premier de QuickBooks.  La version Premier contient plusieurs fonctions qui ne sont pas disponible dans la version Pro.  Certaines de ces fonctions sont particulièrement utiles aux comptables et spécialistes de la tenue de livres.  Dans cet article je vous ferai découvrir les outils qui vous rendront plus efficaces dans l’utilisation de QuickBooks pour servir vos clients.

Voici les sujets que nous aborderons dans cet article :

  • Écritures de journal
  • Balance de vérification rajustée
  • Rapports uniques
  • Passez à une autre édition

Écritures de journal

Dans la version Premier vous trouverez plusieurs différences en commençant par le menu.  Vous avez accès à un menu supplémentaire : Comptable.

Ce menu contient les activités courantes que les comptables doivent faire dans le fichier de leurs clients.  Choisissez Passer des écritures de journal général de ce menu pour voir comment la fenêtre des écritures de journal général diffère de la version Pro.

Premièrement, avec seulement un clic sur le bouton Contrepasser vous obtiendrez la contre-passation de l’écriture.  QuickBooks créera une écriture qui renverse l’écriture qui était affiché lorsque le bouton Contrepasser fût cliqué.  L’écriture sera datée du premier jour du mois suivant et comportera le même numéro d’écriture (si vous en aviez attribué un) en ajoutant la lettre « R ».

Deuxièmement, vous pouvez indiquer les écritures qui font partie des régularisations de fin d’année en mettant un crochet dans la case « Rajustement de l’entrée ».  Vous verrez sur la balance de vérification rajustée l’avantage que cela vous donne.

Troisièmement, l’écriture indique les totaux des colonnes Débit et Crédit ce qui vous permet de vous assurez que votre écriture est balancée avant de la sauvegarder.

Pour le quatrième outil cliquez le bouton Afficher la liste des entrées.

Vous verrez s’afficher les écritures de journal qui sont enregistré pour la période sélectionné dans la liste déroulante.  Vous n’avez qu’à cliquez sur n’importe quel des écritures dans la liste pour la voir s’afficher dans le haut de la fenêtre.  Cet outil est utile pour réviser rapidement les écritures de journal qui ont été fait.

Les écritures de journal dans la version Premier comporte aussi deux icônes supplémentaires dans la barre de menu :

1.  Rechercher qui permet de rechercher des écritures de journal par nom, date, numéro ou montant.

2.  Rapports qui vous permet d’afficher des rapports sur les écritures de journal.

Balance de vérification

En choisissant dans la barre de menu : Comptable | Balance de vérification provisoire vous trouverez un autre outil unique à la version Premier qui vous fera gagner du temps.  Cette balance de vérification de travail vous permet de sélectionner la période que vous désirez visualiser.  Ensuite vous verrez pour chaque compte le solde d’ouverture au début de la période, le total des opérations de la période, les régularisations (les écritures de journal qui ont été identifié avec un crochet dans la case « Rajustement de l’entrée »), ainsi que le solde de fermeture à la fin de la période.  Vous pouvez aussi ajouter des notes de références à d’autres documents que vous avez utilisé dans vos calculs.

Cette balance de vérification peut ensuite être imprimé en cliquant le bouton Imprimer… au bas de la fenêtre.

Rapports uniques

En choisissant dans la barre de menu : Rapport | Comptable et impôts vous trouverez trois rapports unique à la version Premier :

Balance de vérification rajustée

Cette balance de vérification comporte trois colonnes plutôt qu’une seule dans la balance de vérification régulière.  Ces colonnes sont : les soldes avant les régularisation, le régularisation de la période et les soldes après les régularisations.

Rajustement des entrées du journal

Ce rapport affichera une liste détaillée de toutes les régularisations qui ont été fait dans le fichier.

Rapport d’exceptions à la date de clôture

Ce rapport vous aidera à trouver des opérations qui peuvent avoir été fait par le client avant la date de clôture.  En haut du rapport sera afficher l’historique de la date de clôture, c’est-à-dire tous les changements faits à la date de clôture, par qui et à quelle date.

Ensuite vous verrez une liste complète des opérations entrées ou modifiées.  Toute modification apportée à l’opération sera en gras.  Dans l’exemple ci-dessous vous voyez qu’un dépôt daté du 31 décembre 2006, donc avant la date de clôture du 31 décembre 2008, a été modifié.  Le montant est maintenant de $25,000 plutôt que $20,000.  Ce rapport pourra donc vous aider à comprendre des différences dans les soldes de début du bilan ou des changements aux bénéfices non réparties.

Passer à une autre édition

Si vous offrez régulièrement de l’aide à distance à vos clients, il peut être difficile de le faire maintenant que vous avez la version Premier tandis que vos clients utilisent peut-être SuccèsPME ou SuccèsPME Pro.  En effet, les menus et les options sont différents selon la version utilisée.  Pour remédier à ce problème, la version Premier vous permet de basculer d’une version à l’autre.  Pour ce faire choisissez dans la barre de menu Fichier | Passez à une autre édition…Sélectionnez ensuite vers quelle édition vous désirez basculer et cliquez Suivant.

Cliquez Passer à une autre édition pour confirmer votre choix.  QuickBooks fermera et ouvrira de nouveau dans l’édition choisie.  La barre d’en-tête vous indiquera la version que vous utilisez, et affichera les menus et les options de cette version.  Veuillez noter que même si vous n’avez plus accès aux mêmes fonctionnalités, dès que vous basculer de nouveau vers la version Premier ces fonctionnalités seront rétablis et vos données ne seront aucunement affectées.

Conclusion

Ces outils uniques à la version Premier peuvent grandement vous aider à mieux servir vos clients et à vous économiser du temps.  Plusieurs autres outils utiles qui sont aussi inclus dans la version Pro peuvent vous être utiles.  Si vous désirez avoir d’autre information sur ces fonctionnalités, voici quelques mots-clés que vous pouvez rechercher dans l’Aide de QuickBooks en tapant la touche F1 sur votre clavier :

  • Piste de vérification
  • Copie du comptable
  • Date de clôture
  • Lignes d’impôt

Bonne tenue de livres !

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VEUILLEZ NOTER : L’information et les matières traitées dans cet article sont fournies à titre de renseignements généraux seulement et ne peuvent constituer un avis légal, des conseils en comptabilité ou en impôts ou une opinion sur un sujet spécifique. Les lois et les règlements changent fréquemment, et leur application peut aussi changer selon les circonstances et votre situation particulière. Vous, et non pas FormationQB ou Michel Malo, êtes responsable de vérifier l’application et l’exactitude de l’information qui s’applique à votre situation spécifique.

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