Comment améliorer la performance de QuickBooks quand le fichier grossit.

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Avez-vous remarqué que votre QuickBooks souffre du syndrome  « Pause-café » ? Autrement dit, quand vous demandez un rapport avez-vous le temps d’aller vous préparer un café avant que votre rapport s’affiche à l’écran ?

C’est un problème courant pour plusieurs utilisateur à mesure que les années de donnés s’accumulent dans QuickBooks.  Le problème s’accentue quand trois personnes ou plus utilisent le fichier simultanément.  Quoi faire pour vous rendre plus efficaces ?  Voici quelques suggestions que vous aimeriez peut-être mettre en pratique.

Changez des Préférences

Plusieurs préférences peuvent être changées pour vous permettre d’ouvrir votre fichier de QuickBooks plus rapidement.

  • Choisissez de ne pas afficher la page d’accueil à l’ouverture.
  • Ne pas afficher la liste d’aide-mémoire en ouvrant un fichier de compagnie.

Pourquoi c’est plus efficace ?  Afficher la page d’accueil ainsi que la liste d’aide-mémoire utilise des ressources du système chaque fois qu’un utilisateur ouvre et ferme le fichier ou chaque fois qu’un utilisateur bascule d’un fichier de compagnie à un autre.

  • Choisissez de ne pas enregistrer la configuration du bureau.

Pourquoi c’est plus efficace ?  Par défaut le choix est de sauvegarder le bureau lors de la fermeture du fichier de compagnie.  Souvent quand un utilisateur ferme le fichier c’est après avoir travaillé toute la journée sur QuickBooks et d’avoir ouvert toute une panoplie de fenêtre et de rapports.  Ceci peut utiliser énormément de ressources du système.

  • Choisissez d’être invité à modifier les options des rapports avant l’ouverture.

Pourquoi c’est plus efficace ?  Par défaut les rapports de QuickBooks s’ouvrent avec des options prédéterminés qui peuvent être différentes de celles que vous avez besoin.  Par exemple l’État des résultats régulier s’affiche par défaut avec la date « Cumul du mois en cours ».  Si vous aimez plutôt voir ce rapport pour l’année fiscal en cours, vous devez attendre que le rapport s’affiche, changer les dates et l’actualiser.  En mettant cette option vous serez invité de modifier les dates et autres options avant que le rapport s’affiche, et de ce fait vous épargnera du temps et libérant des ressources du système pour d’autres utilisateurs.  Cette suggestion est utile surtout pour les fichiers de 100Mb et plus.

  • Choisissez de ne pas actualiser automatiquement les rapports.

Pourquoi c’est plus efficace ?  Si vous avez plusieurs rapports d’ouverts en même temps et que l’option est d’actualiser les rapports automatiquement, les ressources du système seront sollicitées pour actualiser le rapport chaque fois qu’un utilisateur clique dessus ce qui ralentira tous les autres utilisateurs.

Comment changer les préférences ? 

1.  Dans la barre de menu choisissez Édition | Préférences.
2.  Cliquez sur l’icône Affichage du bureau à gauche.
3.  Cliquez le bouton-radio Ne pas enregistrer la configuration du bureau.
4.  Décochez la case Afficher la page d’accueil à l’ouverture d’un fichier de compagnie.

5.  Cliquez sur l’icône Rapports et graphiques à gauche.
6.  Mettez un crochet dans la case à cocher Invitez-moi à modifier les options des rapports avant d’ouvrir un rapport.
7.  Choisissez le bouton-radio Invitez-moi à l’actualiser ou Ne pas actualiser.

Méthode de travail

Changer certaines habitudes de travail vous permettra aussi d’être plus efficaces en utilisant QuickBooks.

  • Fermez les fenêtres inutilisées.

Pourquoi c’est plus efficace ?  Si vous utilisez QuickBooks pour faire de nombreuses activités au cours de votre journée, il est facile de laisser les fenêtres ouvertes en arrière-plan après les avoir utilisées.  Parce que chaque fenêtre ouverte utilise les ressources de votre système, vous ne devriez pas avoir plus de trois fenêtres ouvertes en même temps.  Pour vous aider à « rationner » votre utilisation des fenêtres, changez votre affichage : Choisissez dans la barre de menu Affichage | Plusieurs fenêtres.  Ensuite choisissez dans la barre de menu Fenêtre |Cascade.  Ceci vous permettra de voir facilement les fenêtres ouvertes pour choisir celles que vous devriez fermer.  Pour fermer rapidement toutes les fenêtres ouvertes : Choisissez dans la barre de menu Fenêtre | Tout fermer.

  • Fermez les programmes inutilisés.

Pourquoi c’est plus efficace ?  QuickBooks est un logiciel puissant qui exige beaucoup de ressources de votre système.  Même si avoir de nombreuses autres applications ouvertes inutilement n’affectera pas les autres utilisateurs sur votre réseau (à moins que vous hébergé le fichier de compagnie sur votre ordinateur), vous verrez une diminution de votre efficacité sur votre poste de travail.

  • Dans Windows fermez le plus de processus possible.

Pourquoi c’est plus efficace ?   En plus des logiciels comme QuickBooks, Excel ou Outlook, Windows peut avoir plusieurs processus qui fonctionnent en arrière-plan.  Pour voir une liste des processus en cours d’exécution, ouvrez le Gestionnaire de taches (en appuyant les touches Ctrl-Alt-Del) et choisissez l’onglet Processus.  Avant de terminer un processus consultez un spécialiste en informatique

  • Ayez le meilleur matériel informatique que vous pouvez.

Pourquoi c’est plus efficace ?   QuickBooks a des exigences techniques minimales qui sont recommandés.  Assurez-vous que votre matériel informatique surpasse ces exigences.  Pensez de mettre votre matériel informatique à niveau aux trois ans.

  • Ayez un serveur dédié si vous utilisez QuickBooks en multi-utilisateur.

Pourquoi c’est plus efficace ?   Si c’est le poste d’un utilisateur qui sert à stocker le fichier de compagnie pour le partager avec les autres utilisateurs sur le réseau, vous risquez de voir tous les utilisateurs ralentir si cet utilisateur doit faire travailler plusieurs applications sur son poste en même temps.  Il vaut donc mieux avoir un serveur dédié, même si celui-ci n’est pas un vrai serveur avec les logiciels comme Windows Server 2008.

Réduire la taille de votre fichier QuickBooks

Archiver et Condenser.  Dans les versions 2007 et avant, il existait la fonction Archiver et condenser les données.  Cette fonction a été retirée du produit en 2009 car elle n’était pas très efficace.  Toutes les opérations qui aurait pu être condensé ne l’étaient pas nécessairement ce qui ne faisait pas réduire sensiblement la base de données.  Dans certains cas cette fonction créait une corruption des données.

Donc la fonction Archiver et condenser n’est pas une bonne solution tant qu’Intuit ne la réintroduira dans une forme améliorée.

Utiliser une copie Portable pour réindexer la base de données.  Depuis QuickBooks 2009, il est possible de créer une copie Portable du fichier de compagnie.  Cette copie compressée des données permet de réduire la plupart des fichiers de 85% à 90% de leur poids initial.  Ceci est particulièrement utile pour envoyer le fichier par courriel.  Pour créer la copie Portable, QuickBooks retire tout l’indexation du fichier.  Quand la copie Portable est restaurée, le fichier doit être réindexé au complet.  Ce processus de ré-indexation peut réduire la taille de votre fichier jusqu’à 50% la première fois que vous l’utilisez.

Conclusion.   Il est certain que ces suggestions vous donneront plus de vitesse peu importe la grosseur de votre fichier.  Par contre si votre fichier de compagnie est rendu très gros, il se peut que même ces suggestions n’améliorent pas significativement la rapidité de QuickBooks.  Si vous pouvez travailler avec une version anglaise de QuickBooks vous pouvez aller à QuickBooks Entreprise Solutions (QBES).  Cette version (qui coûte de $250 par mois pour 5 utilisateurs à $1,000 par mois pour 30 utilisateurs) vous permettra de continuer d’utiliser votre fichier de compagnie sans rien changer.  (Apprenez-en d’avantage : http://enterprise.intuit.ca/enterprise-accounting/index.jsp.)

Par contre, quand la grosseur du fichier est supérieur 800Mo, même les utilisateurs de la version QBES verront une dégradation remarquée de la vitesse.  Souvent la seule autre alternative est de commencer un nouveau fichier QuickBooks.  Mais je vous vois venir : « Quoi ! Et tout recommencer à neuf ?! C’est impensable ! »  Oui c’est une méthode drastique mais pas aussi terrible que l’on peut l’imaginer.  Ce qui doit être fait c’est de configurer un nouveau fichier QuickBooks vierge.  Ensuite on y transfère les listes qu’on désire garder : plan comptable, clients, fournisseurs, articles, et autres.  On transfère aussi les soldes d’ouverture des comptes incluant les comptes clients et fournisseurs.  Le nouveau fichier devient le fichier courant d’utilisation tandis que le vieux fichier sert d’archive.  Malheureusement, il n’y a pas de fonction dans QuickBooks pour automatiser ce processus.  Cela veut dire que vous devez le faire vous-même en utilisant des outils de transfert qui se trouve dans QuickBooks ainsi que des outils offerts par des développeurs (Vous en trouverez sur le site de QuickBooks USA à l’adresse suivante : http://marketplace.intuit.com/Default.aspx.)  Mais cela peut être assez difficile sinon impossible pour l’utilisateur moyen.

C’est pourquoi nous offrons maintenant ce service à nos clients.  Au fil des années j’ai développé une méthode pour effectuer ce transfert pour vous permettre de continuer à utiliser QuickBooks que vous aimez tout en retrouvant la rapidité du début.   Plusieurs processus de vérifications et de contrôle sont mis en place pour assurer l’intégrité des données transférer.  Du même coup cela permet de nettoyer de votre QuickBooks les erreurs et mauvaises configurations du passée.  Ce travail peut se faire à votre place d’affaires ou à distance et peut prendre de 1 à 3 jours.  Téléphonez notre bureau au 514-990-8897 ou sans frais au 1-866-598-4982 si ce service vous intéresse.

Bonne tenue de livres !

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VEUILLEZ NOTER : L’information et les matières traitées dans cet article sont fournies à titre de renseignements généraux seulement et ne peuvent constituer un avis légal, des conseils en comptabilité ou en impôts ou une opinion sur un sujet spécifique. Les lois et les règlements changent fréquemment, et leur application peut aussi changer selon les circonstances et votre situation particulière. Vous, et non pas FormationQB ou Michel Malo, êtes responsable de vérifier l’application et l’exactitude de l’information qui s’applique à votre situation spécifique.

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  1. Johanne
    | Répondre

    Merci beaucoup de nous avoir aidé à réduire la taille de notre fichier. Maintenant QuickBooks fonctionne tellement bien ! C’est un charme. On a retrouvé la vitesse d’autrefois.

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