Passez à QuickBooks 2009 sans accrocs

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Finalement, après des mois d’attente, voici qu’arrive le nouveau QuickBooks 2009 en français.  Vos attentes ne seront pas déçues.  Oui c’est vrai, nous les francophones avons sauté une version : En effet nous n’avons pas eu de version 2008.  Par contre, la nouvelle version est vraiment géniale.

Pour vous épargner douleurs et chagrin lors de la transition, j’aimerais vous offrir quelques conseils.  Je les ai développés au fils des derniers mois tandis que j’aidais les nombreux utilisateurs anglais à s’adapter aux changements de la nouvelle version.

Premièrement, voici des informations importantes que vous devez connaître avant de faire la mise à niveau vers 2009.  Je vous les présente en commençant par celles que je considère les plus importantes.  Je vous offre également plus loin des suggestions détaillées pour pallier ces quelques inconvénients.

  • Multi-devise.  La fonction Multi-devise n’est pas disponible dans les versions QuickBooks SuccèsPME Pro et Premier 2009.
  • Modèles.  Vos modèles de factures, bulletins de vente, bons de commande, états de compte, etc. seront perdus lors de la mise à niveau.
  • Rapports mémorisés.  Vos rapports mémorisés seront perdus lors de la mise à niveau.
  • TPS/TVQ.  La façon dont QuickBooks gère la TPS et la TVQ changera complètement avec la version 2009.
  • Opérations mémorisées.  Vos opérations mémorisées comportant de la TPS ou de la TVQ devront être mémorisées à nouveau.
  • Paies.  Il y a quelques améliorations dans la façon de traiter les paies.
  • Interface.  Les changements majeurs à l’interface nécessiteront une adaptation pour les premières semaines.

Note : Cet article se veut un complément à l’article du 19 décembre 2007 « Nouveau QuickBooks 2008 ».  Vous pouvez vous y référer en cliquant sur ce lien :

Installation

Depuis des années, lors de l’installation d’une nouvelle version de QuickBooks, votre ancienne version était remplacée par la nouvelle par défaut.  Cette fois-ci, l’installation de QB2009 ne remplacera pas votre QB2007.   Vous aurez donc accès aux deux versions.

Vous n’avez pas à mettre à niveau votre fichier de compagnie immédiatement après avoir installé votre QB2009.  Même si vous utilisez le service de paie, vos tables d’impôt fonctionneront dans QB2007 jusqu’au 31 décembre 2008.  Rien ne presse!  Profitez de ce temps pour vous familiariser avec QB2009.

Voici ce que je vous suggère :

  • Installez QB2009.
  • Ouvrez QB2009 et explorez-le en ouvrant la compagnie d’exemple fournie avec le produit.
  • Quand vous serez prêt, ouvrez votre fichier de compagnie avec QB2009.  Vous serez invité à mettre votre fichier à niveau pour pouvoir l’utiliser.  Veuillez noter que cette procédure peut prendre du temps selon la taille de votre fichier.  Votre nouveau fichier de compagnie sera sauvegardé dans un nouveau répertoire afin de préserver votre ancien fichier.  N’ÉCRASEZ NI NE SUPPRIMEZ VOTRE ANCIEN FICHIER : VOUS EN AUREZ BESOIN!
  • Vous pourrez sans problèmes utiliser à la fois la version 2007 et la version 2009.  Chacune utilisera son propre  fichier de compagnie.  Veuillez noter qu’à partir de ce moment vos deux fichiers de compagnie seront indépendants, donc une transaction créée dans un fichier ne se retrouvera pas dans l’autre.  Vous pourrez utiliser ceci à votre avantage, comme vous le verrez plus loin.

Multi-devise

Si vous utilisez QuickBooks avec le suivi des devises étrangères et que vous avez des transactions utilisant les devises étrangères, vous ne pourrez pas mettre votre fichier à niveau avec la version Pro ou Premier 2009.  La gestion des devises étrangères est seulement disponible dans QuickBooks SuccèsPME Pro Édition Multi-devise.

La version QuickBooks SuccèsPME Pro Édition Multi-devise offre les fonctions de multi-usagers, service de paie et mises à jour automatiques.  Elle sera aussi compatible avec Windows Vista.  Elle sera quelque peu semblable à la version 2007. Tous les changements et fonctionnalités décrits dans cet article et dans l’article « Nouveau QuickBooks 2008 » ne sont donc pas applicables à cette version.

Note : Si la fonction Multi-devise a été activée dans votre fichier mais qu’aucune transaction en devise étrangère n’a été créée, le fichier pourra être mis à niveau.

Modèles

À cause des changements importants au produit, tous les modèles de formulaires créés avec les versions 2007 et précédentes seront perdus.  J’entends déjà vos pleurs et vos grincements de dents.  Mais peut-être est-ce un mal pour un bien…  Tant d’entre nous se contentent de nos mêmes vieux formulaires depuis des années.  C’est le temps d’un renouveau.

En installant QB2009, vous aurez accès à de nouveaux modèles de formulaires prédéfinis que vous pourrez utiliser immédiatement.  Par contre, si vous êtes de ceux qui tiennent absolument à leurs formulaires personnalisés, vous devrez prendre le temps de les refaire.  Voici le moment d’utiliser la possibilité de travailler sur QB2009 et sur QB2007.  Utilisez QB2009 pour recréer vos formulaires personnalisés tout en continuant d’utiliser QB2007 pour vos opérations au jour le jour.  Une fois vos formulaires terminés dans QB2009, vous pourrez les exporter et ensuite les importer après avoir mis votre fichier à jour pour de bon.  Vous devrez les exporter un par un.  Voici la procédure pour exporter:

  1. Dans la barre de menu choisissez Listes | Modèles pour ouvrir la liste des modèles de formulaires.
  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le modèle personnalisé que vous désirez exporter, et choisissez Exporter
  3. Choisissez sur votre ordinateur un emplacement que vous retrouverez facilement : sur votre bureau ou dans vos Documents.
  4. Donnez un nom à votre formulaire ou acceptez le nom par défaut.  Le fichier utilise l’extension DES.
  5. Cliquez le bouton Enregistrer.

Voici la procédure pour importer :

  1. Ouvrez votre nouveau fichier de compagnie.
  2. Dans la barre de menu choisissez Listes | Modèles pour ouvrir la liste des modèles de formulaires.
  3. Cliquez le bouton Modèle au bas de la liste et choisissez Importer… du menu.
  4. Trouvez sur votre ordinateur le modèle sauvegardé précédemment avec l’extension DES.
  5. Cliquez le bouton Ouvrir.

Votre modèle sera importé dans votre nouvelle compagnie.

Rapports mémorisés

Si vous utilisez les rapports mémorisés, vous devrez les refaire complètement dans QB2009.  Encore une fois, vous pourrez utiliser la possibilité de travailler à la fois sur QB2007 et QB2009 pour recréer vos rapports sans vous presser.

Utilisez QB2009 pour recréer vos rapports personnalisés tout en continuant d’utiliser QB2007 pour vos opérations au jour le jour.  Une fois vos rapports terminés dans QB2009, vous pourrez les exporter puis les importer après avoir mis votre fichier à jour pour de bon.  Vous devrez les exporter un par un.  Voici la procédure pour exporter :

  1. Dans la barre de menu, choisissez Rapports |Rapports mémorisés | Liste des rapports mémorisés pour ouvrir la liste des rapports mémorisés.
  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le rapport personnalisé que vous désirez exporter, et choisissez Exporter le modèle
  3. Choisissez sur votre ordinateur un emplacement que vous retrouverez facilement : sur votre bureau ou dans vos Documents.
  4. Donnez un nom à votre formulaire ou acceptez le nom par défaut.  Le fichier utilise l’extension QBR.
  5. Cliquez le bouton Enregistrer.

Voici la procédure pour importer :

  1. Ouvrez votre nouveau fichier de compagnie.
  2. Dans la barre de menu, choisissez Rapports |Rapports mémorisés | Liste des rapports mémorisés pour ouvrir la liste des rapports mémorisés.
  3. Cliquez le bouton Rapports mémorisés au bas de la liste et choisissez Importer le modèle… du menu.
  4. Trouvez sur votre ordinateur le modèle sauvegardé précédemment avec l’extension QBR.
  5. Cliquez le bouton Ouvrir.

Votre rapport sera importé dans votre nouvelle compagnie.

TPS/TVQ

Le nouveau modèle de gestion des taxes causera des changements importants dans votre fichier pour le mettre à niveau à la version 2009.  Ces changements se feront en grande partie automatiquement par le logiciel, lors de la mise à niveau.

Mais voici ma recommandation, qui vous évitera peut-être des problèmes avec la TPS/TVQ lors de la mise à niveau.  Assurez-vous que vos rapports d’Obligation de TPS/TVQ aient les mêmes montants que le Bilan à la date de mise à niveau.  Voici comment faire étape par étape dans votre fichier QB2007 :

1.  Dans la barre de menu choisissez Rapports | Fournisseurs et Comptes fournisseurs | Obligation de la TPS.
2.  Changez la date pour la date d’aujourd’hui.
3.  Dans la barre de menu choisissez Rapports | Fournisseurs et Comptes fournisseurs | Obligation de la TVQ (TVP).
4.  Changez la date pour la date d’aujourd’hui.
5.  Dans la barre de menu choisissez Rapports | Compagnie et finances| Bilan : régulier.
6.  Changez la date pour la date d’aujourd’hui.
7.  Maintenant comparez les montants pour vous assurer qu’ils sont identiques.
8.  Choisissez dans la barre de menu Fournisseurs | Taxe de vente | Produire une déclaration de taxe de vente…

9.  Encore une fois, comparez les montants des rapports aux montants sur cette fenêtre pour vous assurer qu’ils sont identiques.

Si les montants sont tous identiques, vous devriez n’avoir aucun problème à faire la mise à niveau à la version 2009.  Si la différence est minime, vous pourrez la corriger dans la version 2009 après la mise à niveau.  Si la différence est importante, vous feriez mieux d’en trouver la cause et de la corriger dans la version 2007 avant de faire la mise à niveau.

Pour d’autres renseignements sur la mise à niveau pour une entreprise au Québec qui fait le suivi de la TPS/TVQ, veuillez consulter la Base de Connaissance de QuickBooks en cliquant ce lien : http://faq.quickbooks.ca/detail.php?&qbid=QB2785.

Opérations mémorisées

Le changement dans la façon dont la TPS et la TVQ sont calculés dans QB2009 rendra nécessaire de mémoriser à nouveau les opérations de votre liste d’opérations mémorisées.  Les opérations mémorisées ne peuvent pas être exportées.  Vous devrez donc les créer dans votre fichier QB2009 après votre mise à niveau permanente.  Voici la procédure :

1.  Ouvrez la liste des opérations mémorisées en choisissant Liste | Liste d’opérations mémorisées dans la barre de menu.
2.  Choisissez dans la liste la première opération mémorisée comportant des taxes.
3.  Cliquez le bouton Entrer l’opération.
4.  Remarquez que sur l’opération les champs de TPS/TVQ affichent une expression semblable à « Sommaire de TPS pour les achats 0.0% ».  Voyez par exemple ce chèque : 5.  Changez le code de taxe sur chaque ligne pour n’importe quel autre code.  Par exemple, si le code est « S », mettez « G » à la place.  Puis remettez l’ancien code.  Dans cet exemple, remettez le code « S » plutôt que « G ». 6.  Remarquez que l’expression à côté des champs TPS et TVQ devient quelque chose comme « TPS (1) sur Achats 5.0% ».  Ceci vous confirme que les taxes seront comptabilisées de la bonne façon à l’avenir.
7.  Dans la barre de menu choisissez Édition | Mémoriser chèque.
8.  Choisissez l’option Remplacer dans la fenêtre de confirmation.

Conclusion

Malgré ces quelques inconvénients, je trouve que cette version de QuickBooks est la meilleure de toutes.  Les nouvelles fonctionnalités la rendent encore plus agréable et facile à utiliser.  Donnez-vous quelques semaines d’adaptation et vous serez heureux d’avoir fait le changement.

Inscrivez-vous à la formation de QuickBooks 2009, qui sera donnée prochainement.  Pour vous inscrire ou pour plus de détails, cliquez ici.

Si vous avez des questions spécifiques dont vous aimeriez discuter avec moi, il me fera plaisir de vous parler.  Communiquez avec moi par téléphone ou par courriel.

Merci de me faire confiance !

Bonne tenue de livres !

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VEUILLEZ NOTER : L’information et les matières traitées dans cet article sont fournies à titre de renseignements généraux seulement et ne peuvent constituer un avis légal, des conseils en comptabilité ou en impôts ou une opinion sur un sujet spécifique. Les lois et les règlements changent fréquemment, et leur application peut aussi changer selon les circonstances et votre situation particulière. Vous, et non pas FormationQB ou Michel Malo, êtes responsable de vérifier l’application et l’exactitude de l’information qui s’applique à votre situation spécifique.

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