Comment changer l’affichage des noms de compte sur les états financiers sans modifier le plan comptable ?

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TRUC RAPIDE !

Aimeriez-vous être capable d’enlever les numéros de compte sur vos états financiers ?

Vous utilisez probablement des numéros de compte sur votre plan comptable.  La plupart des comptables préfèrent avoir des numéros pour faciliter la gestion des comptes.  En voici quelques bienfaits :

  • Permet de facilement identifier le type du compte.  Si vous avez suivi ma formation, vous savez que je martèle l’importance de bien choisir le type de compte dans QuickBooks quand on crée son plan comptable.  Une bonne numérotation permet de grouper les comptes selon le type et en ordre comptable logique plutôt que simplement en ordre alphabétique.
  • Les numéros de compte permettent aussi d’être plus efficace dans l’entrée de données.  QuickBooks utilise la fonction « QuickFill » dans les champs déroulants des formulaires pour faciliter l’entrée des comptes de grand livre.  Le « QuickFill » fonctionne autant avec le nom que le numéro du compte.  Utiliser le numéro est plus efficace.  Pourquoi?  Imaginez que vous désiriez trouver le compte « Frais bancaires » qui a le numéro 8010.  Si vous tapez « Frais » dans la colonne Compte, il se peut que vous ayez des comptes comme « Frais financiers »; « Frais de bureau »; « Frais reportés », etc.  Tandis que si vous tapez « 8010 » dans la colonne Compte vous êtes certain d’avoir le bon compte sans même regarder l’écran.

Ceci dit, même si vous aimez utiliser les numéros de compte, il se peut que vous n’aimiez pas les voir sur les états financiers produit par QuickBooks.

Voici comment le bilan apparaît par défaut dans QuickBooks :

Bilan régulierPeut-être aimeriez-vous mieux imprimer un bilan sans indiquer les numéros de compte.  Il y a aussi des comptes que vous aimeriez voir désignés différemment sur vos états financiers que dans votre plan comptable de QuickBooks.  Comment faire tout en gardant vos numéros et vos noms actuels?  Voici le truc :

1.  Ouvrez votre plan comptable en choisissant dans la barre de menu Liste | Plan comptable.

2.  Cliquez le bouton droit de votre souris sur un des comptes et choisissez Modifier un Compte.

Modifier le compte3.  Remarquez le champ « Description ».  Inscrivez dans ce champ le nom que vous aimeriez voir sur vos états financiers.  Dans ce cas nous avons mis « Encaisse », mais dans bien des cas la description sera identique au nom du compte.

4.  Ensuite, modifiez vos préférences.  (Note : Vous devez être l’administrateur et être en mono-utilisateur pour modifier les préférences de la compagnie.)  Dans la barre de menu choisissez Édition | Préférences.  Sélectionnez l’icône Rapports et graphiques à gauche.  Ensuite sélectionnez l’onglet Préférences de la compagnie.

Préférences5.  Modifiez l’option « Rapports – Afficher les comptes avec » pour « Description seulement ».  L’option « Nom seulement » porte un peu à confusion car ce n’est pas le nom seulement qui s’affiche mais aussi le numéro du compte.  L’option « Description seulement » affichera seulement la description et pas le nom ni le numéro de compte.

6.  Maintenant, quand vous produisez un bilan remarquez comment il s’affiche et s’imprime :

Bilan modifiéCe truc peut être utilisé d’autres manières encore :

  • Si vous devez imprimer un état financier bilingue vous pourrez utiliser le champ « Description » pour inscrire le nom du compte en anglais.  Dans les préférences, en choisissant l’option « Nom et description » vous afficherez les noms français et anglais du compte.  Note :  Si vous avez la version française de QB vous ne pourrez pas afficher les entêtes et totaux des sections (comme « ACTIF », « Total Chèques/Épargne ») en anglais.

Bilan bilingue

  • Si plusieurs de vos noms de compte ont plus de 31 caractères, vous pouvez utiliser la description qui elle a une limite de 200 caractères.  Ceci vous permettra d’avoir des états financiers sans abréviations dans les noms des comptes.

Vous avez aimé ce truc ?   Alors laissez-nous votre commentaire plus bas !  Merci d’avoir pris le temps de lire mon article !

Bonne tenue de livres !

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VEUILLEZ NOTER : L’information et les matières traitées dans cet article sont fournies à titre de renseignements généraux seulement et ne peuvent constituer un avis légal, des conseils en comptabilité ou en impôts ou une opinion sur un sujet spécifique. Les lois et les règlements changent fréquemment, et leur application peut aussi changer selon les circonstances et votre situation particulière. Vous, et non pas FormationQB ou Michel Malo, êtes responsable de vérifier l’application et l’exactitude de l’information qui s’applique à votre situation spécifique.

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3 réponses

  1. parfait Kadjo
    | Répondre

    J’apprécie cette option qui peut faciliter la lecture des rapports car j’exploite une version anglaise.

  2. Eva Gagnon
    | Répondre

    J’ai aimé le truc pour sortir mes états financiers sans numéros de compte. Je ne la connaissais pas et c’est vraiment mieux présentable.
    Merci!
    Eva

  3. beats by dre
    | Répondre

    Merci pour ce tutoriel très claire.

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