Comment trouver les numéros de factures manquantes ou les numéros de factures en double ?

Posté dans : Truc rapide | 1

TRUC RAPIDE !

Il est important que chaque facture que vous envoyez à vos clients ait un numéro unique.  Pourquoi ?  C’est un élément de contrôle, un peu comme les numéros de chèques, qui vous permet de faire des recherches et d’appliquer le paiement du client à la bonne facture.

Vous est-il déjà arrivé d’avoir des numéros de factures en double ou d’avoir sauté des numéros de factures ?  Je vous aide avec ce problème aujourd’hui.

Voici certaines choses que vous devez savoir à propos des numéros de facture dans QuickBooks.  (Note : Ceci s’applique aussi aux numéros de Bons de commande (PO), d’Estimations, de Bulletins de vente, de Reçus de vente et d’écritures de journal général)

  • Vous pouvez débuter la numérotation de vos factures à n’importe quel chiffre.  Vous n’avez qu’à mettre le chiffre que vous voulez sur votre facture et les prochaines suivront la séquence.
  • Il est préférable de n’avoir que des chiffres dans votre numéro de facture.  La raison est que des lettres ou des signes (- / * + % & # etc.) ont tendance à bousiller l’ordre numérique sur les rapports dans QuickBooks.
  • Chaque compte a sa propre numérotation.  Donc si vous avez deux comptes clients sur votre plan comptable, vous aurez deux numérotations indépendantes de factures.  C’est la raison pour laquelle si vous utilisez une version multi-devise de QuickBooks vous devez utiliser une numérotation différente pour chaque devise, sinon vous risquez d’avoir des doublons ou des numéros de factures manquants.

FAITES VOTRE PROPRE RAPPORT

Voici un truc génial pour vérifier rapidement la numérotation de vos factures (ou de tout autre formulaire).  QuickBooks a déjà un rapport intitulé Chèques manquants.  Nous l’utiliserons pour faire notre propre rapport des factures manquantes ou en double.

1. Dans la barre de menu choisissez Rapports | Activités bancaires | Chèques manquants.

2. Laissez le compte bancaire par défaut et cliquez OK.

3. Une fois le rapport à l’écran, cliquez le bouton Modifier le rapport… en haut à gauche.
4.
Allez sur l’onglet Filtres.
5.
Supprimez les deux filtres par défaut en cliquant le bouton Supprimer le filtre sélectionné.

 6. Ajoutez les filtres suivants :

  • Type d’opération – Permet de choisir le type de formulaire dont vous désirez vérifier la numérotation. (Note : Si vous avez plusieurs comptes clients vous devrez aussi ajouter le filtre Compte et spécifler le compte client.)
  • Niveau de détail – Si vous ne choisissez pas Sommaire seulement il y aura une ligne sur le rapport pour chaque ligne de la facture. Presque chaque facture apparaîtra en double, en triple ou plus.
  • État de l’opération reportée – Mettez ce filtre à L’un ou l’autre si vous voulez vérifier les Bons de commande (PO), Estimations, Bulletins de vente. Pas nécessaire pour les Factures ou Reçus de vente.

 7. Allez sur l’onglet En-tête/Pied de page et changez le titre du rapport pour Factures manquantes ou en double ou un autre titre approprié.

8. Cliquez OK pour voir le produit final.

 9. Ajoutez-le à vos rapports mémorisés pour référence ultérieure en cliquant le bouton Mémoriser … en haut du rapport.

N’oubliez pas que je suis disponible pour vous aider à devenir plus efficace avec QuickBooks. Téléphonez-moi ou envoyez-moi un courriel pour prendre rendez-vous.  Je peux même vous aider à distance !

Bonne tenue de livres !

_______________________________________________________________________________ 

VEUILLEZ  NOTER : L’information et les matières traitées dans cet article sont fournies à titre de renseignements généraux seulement et ne peuvent constituer un avis légal, des conseils en comptabilité ou en impôts ou une opinion sur un sujet spécifique. Les lois et les règlements changent fréquemment, et leur application peut aussi changer selon les circonstances et votre situation particulière. Vous, et non pas FormationQB ou Michel Malo, êtes responsable de vérifier l’application et l’exactitude de l’information qui s’applique à votre situation spécifique.

_______________________________________________________________________________

Une réponse

  1. Gilles L.
    | Répondre

    Merci de nous faire profiter de votre expérience. La chronique « Truc rapide » est d’une grande utilité pour moi et pour plusieurs autres que je connais. QuickBooks est un outil formidable … il faut cependant savoir bien s’en servir.
    Encore une fois merci.

    Gilles L.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *